Entrepreneuriat : comment prioriser ses tâches et optimiser son temps ?

EDITO
Bonjour {contactfield=firstname}‍,Ma première newsletter cernant le Growth Marketing t’as plu ? Alors… Ne nous arrêtons pas en si bon chemin ! 🙂Comme tu le sais, chaque mois, je t’écrirai en te proposant un article de fond. Aujourd’hui, je vais te parler de l’entrepreneuriat et la façon d'optimiser son temps pour gagner en productivité.Suite à cet article, je te proposerais un espace de questions/réponses. Je t’invite dès maintenant à m’envoyer toutes tes questions par e-mail. Après chaque newsletter, j’en sélectionnerais quelques-unes et je me ferai un plaisir d’y répondre publiquement. Pour tous les autres, je réponds directement par e-mail.

Entrepreneuriat : comment prioriser ses tâches et optimiser son temps ?

Où va le temps ?
Certaines personnes parlent de leur emploi du temps surchargé comme s'il s'agissait d'un honneur : "Je commence à travailler à 7 heures du matin, et ce,  jusqu'à 20 heures chaque soir". Souvent, leurs prétentions herculéennes frisent le mauvais sens. "La nuit dernière, je me suis couché à 3 heures du matin et j'ai dû me lever deux heures plus tard pour terminer un rapport."Beaucoup d’entrepreneurs se retrouvent en manque de temps parce qu'ils se surchargent de trop d'activités. La clé du succès réside dans la manière dont tu alloues ton temps à ce qui compte le plus.

Tips #1 : Commencer sa journée tôt

Cela peut sembler un coup dur pour toi, si tu es un noctambule autoproclamé. Mais si tu veux profiter des avantages de la gestion du temps, tu devras coller au dicton qui dit "L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt". Eh oui, il s'applique aux entrepreneurs plus que tout autre. Alors, commence ta journée plus tôt que tu ne le fais. Si tu te réveilles à 7h, commence à te lever à 5h. Ces deux heures supplémentaires se révéleront plus précieuses que tout.C'est ton créneau libre de la journée. Consacre-toi du temps plutôt qu'à tes tâches professionnelles. Regarde le lever du soleil, promène-toi tranquillement, respire l'air frais du matin et prépare-toi un bon petit-déjeuner - c'est le repas le plus important de la journée, après tout.
 

Tips #2 : Planifier sa semaine

Alors, comment faire pour consacrer plus de temps à tes grandes priorités ? D'abord, prends le temps de les planifier. Le point idéal pour une planification générale est d'environ 2h30/semaine, soit 1 session de 30 minutes/jour. Au-delà, les recherches montrent que cela n'a pas d'impact supplémentaire sur les résultats. Ce conseil donne lieu au tips #3, plus bas.Sois précis sur ce que tu dois faire. Lorsque tu planifies ta journée, ne te contente pas de dire : "Je vais travailler sur le budget" ou "Je vais travailler sur mon plan de développement stratégique." Sois précis en énumérant les activités concrètes que tu peux réaliser aujourd'hui.Par exemple, si tu dois mettre en place une stratégie inbound marketing pour ton business, tu vas devoir mener différentes actions pour arriver au résultat final, à savoir :

• Activité 1 : Création de ton persona
• Activité 2 : Recherche des sujets qui pourraient intéresser ta cible
• Activité 3 : Création d’un planning éditorial
• Activité 4 : Trouver un rédacteur
• Activité 5 : Trouver un outil de marketing automation
• Activité 6 : Création d’un scénario de bienvenue
• Etc.

Chaque activité te prendra peut-être une journée, ou une semaine, selon le temps que tu accordes à la mise en place de ta stratégie inbound. Toutefois, tu pourras, au fil des jours, cocher les actions concrètes déjà réalisées qui te permettront d’atteindre ton objectif final et analyser clairement les étapes qu’il te reste à produire.

Tips #3 : Mieux gérer ses priorités

La matrice d'Eisenhower est un outil de prise de décision simple qui va t’aider à faire la distinction entre les tâches qui sont importantes, pas importantes, urgentes et non urgentes. Il divise les priorités en quatre parties qui hiérarchisent les tâches sur lesquelles tu devras te concentrer en premier et celles que tu devras déléguer ou supprimer.La matrice d'Eisenhower est divisée en quatre parties :

• Priorité 1 : Important et urgent - À faire
• Priorité 2 : Important mais pas urgent - À planifier
• Priorité 3 : Urgent mais pas important - À déléguer
• Priorité 4 : Pas important, pas urgent - À supprimer

1. Tâches urgentes et importantes

Les tâches urgentes et importantes sont des “crises” avec des dates d'échéance, comme une correction de bug critique pour votre outil SaaS.Fais ces tâches en premier. Ils nécessitent ton attention immédiate.

2. Tâches non urgentes mais importantes

Les tâches non urgentes mais importantes t’aident à atteindre ton objectif et n'ont pas de délai pressant.Planifie ces tâches à faire plus tard.Tips : j’ai un agenda, et un seul ! Pour ma part tout est sur mon Google Agenda, mes rendez-vous perso et pro, mes sessions de travail, mes déjeuners. Si ce n’est pas dans l’agenda cela n’existe pas. C’est l’assurance de laisser la charge mentale à un outil.Les personnes productives et qui réussissent passent la plupart de leur temps sur ce point. Ces “tâches non urgentes mais importantes” sont tes priorités, elles vont te donner le plus de satisfaction. Stephen Cover, homme d’affaires et conférencier américain auteur du livre Les 7 Habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent, appelle ça le quadrant de qualité.Toutefois, la plupart des gens ne passent pas assez de temps ici. Soit parce qu'ils ne savent pas ce qui est important pour eux, soit parce qu'ils sont obsédés par les tâches les plus urgentes à accomplir.

3. Tâches urgentes et non importantes

Les tâches qui tombent dans cette liste sont presque toujours des interruptions du travail important que tu dois accomplir. Ce sont des priorités qui vont principalement aider les autres à atteindre leurs objectifs.Délègue ces tâches à d'autres.La plupart des gens passent la majorité de leur temps ici. Ils croient qu'ils travaillent sur des tâches urgentes qui sont importantes pour eux alors qu'en réalité, accomplir ces priorités ne les rapproche pas de leurs objectifs à long terme.Tips : pour ma part j’utilise Todoist pour le suivi de mes tâches, je les mets dans mon suivi de tâches avec une échéance. Et chaque mois je décide d’en déléguer quelques-unes de plus que le mois précédent. Petit à petit, je vide mon agenda de ces tâches “parasites”.

4. Tâches non urgentes et non importantes

Ces tâches ne sont pas urgentes et ne vont pas, non plus, t'aider à atteindre tes objectifs à long terme. Ce sont simplement des distractions par rapport à ce qui compte le plus.Supprime ces tâches de ton emploi du temps.

Tips #4 : Tirer parti du principe de Pareto - La règle des 80/20

Un économiste italien, Vilfredo Pareto, a mis en avant ce principe. Selon cette règle, 80 % de vos résultats proviendront de 20 % des efforts.Du point de vue de la gestion du temps, tout en suivant la matrice d'Eisenhower, tu devras donc établir des priorités et canaliser toute ta concentration vers 20 % de ces tâches importantes qui produisent 80 % des résultats.

Tips #5 : Savoir dire non

Lorsque tu crées une entreprise ou que tu es dirigeant(e) d'une PME, il y a de fortes chances que tu doives participer à de nombreuses réunions et, notamment, à de nombreuses petites réunions.Mais cela ne signifie pas que tu doives les accueillir à bras ouverts à chaque fois. En fait, tu devras tourner les talons aussi souvent que possible. C'est ce que fait la personne classée 3ᵉ fortune mondiale. L'approche de Warren Buffett en matière de gestion du temps est simple. Dire simplement "non".Dans une interview, Warren Buffet a déclaré :Ne crois pas qu’il faut dire "non" au hasard, à tout. Cela signifie plutôt qu'il faut dire délibérément et intentionnellement non aux choses non essentielles, aux pertes de temps, et même parfois laisser passer des opportunités potentielles.

Tips #6 : Éliminer les interruptions

Appels téléphoniques inutiles, temps déraisonnable sur les réseaux sociaux, lot d'e-mails peu pertinents à passer au crible… Des choses comme celles-ci se disputent ton attention chaque jour. Si tu n’en es pas conscient, tu finiras par perdre ta concentration et par consacrer ton temps précieux à des tâches futiles. Tu es particulièrement exposé si tu es un entrepreneur qui travaille à domicile.Tu dois donc te débarrasser des interruptions si tu veux tirer le meilleur parti de ton temps. Une étude menée par Leadership IQ sur 6 000 professionnels a révélé que pas moins de 71% des personnes souffrent fréquemment d'interruptions au travail.Imagine que tu es en train de produire quelque chose et que tu es très concentré sur l'accomplissement d'une tâche. Mais une interruption sous la forme d'appels, d'arrivée de personnel ou de votre famille requiert ton attention.La gestion de cette interruption peut prendre entre 5 et 30 minutes de ton temps, et tu auras probablement besoin de 30 minutes supplémentaires pour retrouver ta concentration.C'est dire à quel point les interruptions peuvent être dévastatrices.En outre, seuls 44% de ceux qui sont interrompus estiment que leur journée a été productive, alors que 67% considèrent que leur journée est productive lorsqu'ils bloquent leurs interruptions.La meilleure façon de gérer les interruptions est de fixer un moment précis pour travailler et de traiter tous les éléments non essentiels plus tard.Tips : pour ma part je m’astreins à ouvrir mes e-mails en fin de demi-journée, 30 minutes avant d’arrêter. Si je décide de partir manger à 12h, alors je consulte mes e-mails à 11h30. Je les trie, puis je réponds à ceux qui demandent moins de 2 minutes, les autres je les archive tout de suite ou je planifie de les traiter à un moment dédié dans mon agenda.

Tips #7 : Automatiser les tâches répétitives

Il existe des tâches qui doivent être effectuées de manière répétée. Généralement, ce sont les tâches de base que tu effectues quotidiennement dans le cadre de ton travail, mais elles consomment tout de même une part considérable de ton temps.Quand il s’agit d’organiser toutes les tâches de ta journée, des services tels que Zapier peuvent t’aider à les automatiser. S’il s’agit de tâches fastidieuses à effectuer dans ton quotidien, et particulièrement si tu travailles dans le domaine du marketing, des logiciels de marketing automation, tels que Mautic, peuvent t’aider à automatiser les processus marketing et économiser de nombreuses heures chaque jour.Tips : une tâche que tu fais faire à la machine c’est un gain de temps et aussi une charge mentale qui diminue. Je te suggère de faire cela petit à petit, inutile de passer plusieurs jours à automatiser toutes tes tâches, tu peux plutôt prendre 2 heures à la fin de chaque mois pour isoler quelques tâches et décider de les automatiser. Si tu ne sais pas comment faire, réponds à cet e-mail avec ton cas pratique. 😉

Tips #8 : Faire régulièrement des pauses

Tu te demandes sûrement comment le fait de faire des pauses peut t’aider à gagner du temps ?La réponse est assez simple : il est très utile pour les entrepreneurs de faire une pause dans leur emploi du temps chargé afin de se remettre au travail avec plus d'énergie.

• Activité physique ou exercice : cela va t’aider à augmenter le flux sanguin et à améliorer la concentration et l'attention.
• Améliorer ses compétences : apprendre quelque chose de nouveau t’aidera à renforcer ta motivation.
• Aider un collaborateur : s'occuper d'un collaborateur va te procurer un sentiment réconfortant et positif tout en effectuant une pause intellectuelle sur l’objet d’une tâche en cours.
• Fixer un objectif : prendre le temps de réfléchir et de fixer un nouvel objectif pour le travail ou la vie personnelle.

Ainsi, plutôt que d'être vidé de son énergie et de sa motivation et de passer finalement plus de temps sur une tâche, prendre du temps libre va te permettre de recharger ton esprit. Cela va t’aider, non seulement à accomplir une tâche en moins de temps, mais aussi à être plus efficace et à trouver d'autres idées créatives pour mettre en œuvre une meilleure stratégie de travail.Lorsque tu t’investis continuellement dans le travail sans te détendre ni te reposer, tu risques le surmenage et l'épuisement. Il s'agit d'un risque professionnel tout à fait évitable. Reste sur tes gardes, fais des pauses régulièrement !

Tips #9 : Attribuer un temps approprié aux tâches

Accorder un temps réaliste à tes tâches va t’aider à les terminer à temps. Dans le cas contraire, tu risques de devoir modifier ton emploi du temps à plusieurs reprises, ce qui entraînera une perte de temps supplémentaire.Un état des lieux du temps que tu passes sur chaque tâche te permettra de connaître le temps que tu consacres aux tâches, y compris celles que tu effectues fréquemment.Cela va t’aider à identifier le temps dont tu auras besoin pour tes tâches et à leur allouer le meilleur temps possible. Il te permettra également d'économiser le temps et l'énergie que tu consacres actuellement à réajuster sans cesse ton emploi du temps.Tips : comme tout ce que je réalise est noté dans mon agenda, je suis capable de visualiser rapidement ce que j’ai fait la semaine ou le mois précédent.

Tips #10 : Tirer parti du meilleur moment pour être productif

Tout le monde a une heure de productivité préférée à laquelle il est le plus performant.Pour certaines personnes, le matin est le moment idéal pour être productif. Pour d'autres, leur productivité et leur créativité peuvent atteindre leur maximum le soir. Trouver son meilleur moment de productivité et réserver toutes les tâches complexes à ce moment-là est un excellent moyen d'en faire plus en moins de temps.Tips : si tu as l’occasion de travailler debout, avec un bureau à ta hauteur, fais-le ! C’est un excellent moyen de changer de posture et de ressentir le moment où tu as besoin de t’arrêter.

Tips #11 : Attribuer un code couleur dans ton planning de travail

L'application de codes de couleur à ton planning de travail est une tactique de gestion du temps très pratique.Tu peux facilement le faire en définissant différentes couleurs autour de tes tâches, par exemple en marquant tes rendez-vous en rouge, tes e-mails en bleu, ta liste d'activités marketing en vert, etc. Cela fonctionnera comme un outil d'auto-évaluation. Il t’aidera également à suivre le temps que tu consacres à chaque activité.

Tips #12 : Pratiquer la pleine conscience

Cela ressemble à une sieste ? Je te le promets, ce n'est pas le cas.Des études prouvent les innombrables avantages de la pleine conscience. Les personnes qui intègrent des techniques de pleine conscience dans leur routine quotidienne font état d'une meilleure concentration, d'une meilleure mémoire et d'une plus grande capacité à travailler sous pression. La pleine conscience les aide également à garder les pieds sur terre, à être plus présents et à prendre de meilleures décisions.Le yoga est l'une des techniques de pleine conscience les plus efficaces, qui te rend pleinement conscient et te permet d'avoir une meilleure connaissance de toi-même. Il existe d'autres formes de méditation que tu peux adopter, comme la respiration profonde, la méditation en montagne, ou quelque chose d'aussi simple que l'action intentionnelle. Cela peut sembler facile, mais cela a un impact considérable sur tes performances.

Tips #13 : Dormir à l’heure

Enfant, tu détestais sûrement l'heure du coucher. À l'âge adulte, tu retardes peut-être ton sommeil en sortant souvent tard le soir. Mais si tu es un entrepreneur, ça ne suffit pas.L'un des facteurs cruciaux de la réussite que tu négliges peut-être est un bon sommeil. Un sommeil insuffisant ou de mauvaise qualité est un facteur important qui diminue ton niveau de productivité pendant la journée.Si tu sors souvent tard le soir, tu as peu de chances de dormir à l'heure. Et si tu ne dors pas à l'heure, il est peu probable que tu prennes de l'avance sur la journée. Tu vois à quel point il est crucial de fixer ton emploi du temps ?Tips : plutôt que de passer l’heure avant ton coucher devant un écran, passe-la idéalement devant un bon livre. Cela facilitera le “retour au calme” et le sommeil.

Tips #14 : Orienter son état d’esprit vers le succès

As-tu déjà entendu parler de "l'esprit d'entreprise" ? C'est vrai ! Regarde autour de toi et tu verras que les entrepreneurs envisagent le temps différemment. Avec un esprit flexible et une solide confiance en soi, ils s'attellent à la tâche qui doit être accomplie. C'est pourquoi les entrepreneurs ne perdent pas leur temps, ni celui des autres d'ailleurs.S'agit-il d'une astuce de gestion du temps ? Absolument. Lorsque tu orientes ton esprit vers la réussite, tu élimines l'inessentiel de ta journée. Tu commences à te concentrer, à planifier et à établir des priorités… tous les ingrédients qui t’aident à réussir en temps voulu.Créer un équilibre entre le travail et la vie privée n'est pas une mince affaire. De nombreuses distractions viendront te détourner de ton objectif, mais c'est la façon dont tu y réagis qui importe le plus.La gestion du temps est sans aucun doute un défi pour un entrepreneur. Ces conseils vont t’aider à gérer ton temps efficacement. Ils stimuleront également ta productivité et ton efficacité. Et toi, quelle est ta méthode pour gagner en productivité ?

Tes questions / Mes réponses

Un espace où je réponds à toutes tes questions autour de la gestion d’entreprise. 😉Question de Laurent : Pierre dans ton dernier podcast, tu parles d’une solution permettant d’écrire des cartes postales manuscrites… automatisées, peux-tu m’en dire plus ?Ma réponse à Laurent : En effet depuis 6 mois un nouvel acteur est arrivé en France il s’agit de Manuscry. Il propose un service permettant d’envoyer des cartes postales écrites à la main par… un robot. Pratique pour envoyer tes vœux ou une campagne de prospection qualitative. Il faut compter 4€ HT tout compris (le fond de carte + l’écriture + le timbre) par carte. J’ai déjà plusieurs projets avec eux, dont une intégration dans Mautic, mon logiciel marketing préféré.Toi aussi tu as une question à me poser ? Réponds simplement à cet e-mail et j’y répondrais avec plaisir. Chaque mois, je sélectionnerai quelques questions que je pourrai inclure dans ma newsletter afin de les partager avec la communauté.Je te souhaite, {contactfield=firstname}‍, de très belles fêtes de fin d’année. ❤️À bientôt,
Pierre Ammeloot
+33 6 02 12 06 33
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